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只需十分钟 get年终述职报告技能!让你的BOSS无可挑剔||俏佳人职场密语

2018-12-26 08:16 10

眼看着2018就要走到尽头

对多数职场人来说

比赶进度更头疼的时候来了!

因为又到了一年一度

撰写年终述职报告的时候啦

之所以对它这么抵触

一方面觉得它形式主义

一方面好像真的很难写

!!BUT!!

利用好你的年终总结,它不仅是你对自己职场1年的梳理,也是你和管理者及HR“对话”的机会——能带给他们很多有用信息。

今期俏佳人携手Elsa教你写出一份高质量无可挑剔的述职报告!

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清楚阅读对象及需要

所有报告在撰写之前都需要明确报告的阅读者阅读对象不同,感兴趣的内容也不同,所以,报告开始之前,需要根据阅读者需要的高度来提炼材料。如下图:

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明确报告思路和框架

应该首先注意的是,不同行业及职能岗位的年终总结内容上会有所不同——譬如消费品行业里销售岗位的公司人,他们的年终总结中多会出现各种量化指标,通过销售业绩的完成情况来评估这一年的工作;对于技术或制造业的公司,和产品技术相关的公司人则可以将不同项目的实施情况作为描述主体。

一份具有通用性的年终总结大致由4个部分组成:对全年工作不带任何评价色彩的概述、对工作效果及得失好坏的分析、针对现存问题的改进以及来年工作计划。这实际上也回答了:

1、“一年当中我干了什么?”——今年的工作概况:总结今年的工作,详细表述你负责的每项工作的结果,白了就是有功劳晒功劳,没有功劳晒苦劳。

2、“我干得怎么样?”——总结心得:在一年的学习和工作中发现和实施了哪些值得借鉴推广的亮点,有哪些借鉴和推广方案。

3、“我做得不够好是为什么,然后怎么办?”——反思和对策:在一年的工作中,发现了哪些问题,有什么合理的解决方案;

4、“我明年要做什么?”——下一年计划内容:根据总结的检验教训为明年的工作给出预期和大体计划,列出需要完成的关键事项。

这几个问题。你也可以将它们通过自问自答的方式做全年梳理。

很多员工的总结会受到近期信息效应的影响,往往对近期工作如第三四季度的业绩及工作有更深的印象。前两个季度就会被淡忘。年终总结这4个部分中,每一个部分都应该是针对全年进行阐述。而日常工作时,如果有工作记录的习惯,在年终时进行回顾,能更好地避免这种时间上的不平衡。

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梳理和整理资料

梳理和整理资料是年报有内容可读,年报准备工作中最重要的内容,比较常见的方法是:从时间上梳理;从事件上梳理;或从创新(亮点)上梳理

来梳理和整理全年的工作,当然,一份好的年终总结不是临阵磨枪、翻找文件夹,或者拍脑袋、凭记忆想出来的,需要日常的积累和阶段性的总结。

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述职报告行文思路

每家公司、部分、岗位都有不同的格式标准,网上也有很多参考的模板,这里就不细讲了。总体来说,分成三个部分:

报告开头——简明扼要地介绍自己的基本情况,如所任职务,任职时间、岗位职责范围,及主要工作目标。

报告主体——主要讲工作实绩、主要问题和努力方向三层意思。

报告结尾——有两种写法。一种是把主体部分的“努力方向”作为结尾,另一种是只需概括性地总结表态即可。 

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HR和直属管理者想看到哪些内容

年终总结能体现出公司人这一年工作的价值——“你干得怎么样?”和“你做得不够好是为什么,然后怎么办?”是HR和管理者在每个员工的年终总结里最想要看到的内容。

回顾自己这一年的工作成果时要尽量客观。相反,避重就轻,写一些无关痛痒的东西则会被认为在逃避。管理者重视员工对自己工作及问题的分析总结的原因则在于,他们希望从中获取到对于团队管理有所帮助的信息。管理者都希望获得一些有复制性可以传播的工作案例,去帮助自己管理团队。

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以下三种常见情况的做法

这一年表现不错,我该怎么突出自己?

这是最好的一种情况,坦白说,对于业绩和表现比较突出的人来说,即便你不夸自己,领导也能看到你的成绩,所以这种情况下,如何客观地向领导展示你的具体工作成果、加深印象,是你应该在报告中展现的。

用数据和具体案例来阐述是一个不错的做法。比如销售类职位可以偏重业绩指标的达成率,市场推广类的职位则可以展现用户或客户的增长率、和竞品的比较等—不同行业及职能岗位会有所差异,但数字和案例是最具说服力的内容。

另一个不错的参考因素是来自客户或其他部门的反馈及满意度,这对于往往没法通过业绩指标来衡量工作量的支持型及服务型岗位的公司人比较有效。这种“他人视角”的总结方式也可以通过上级主管、部门同事对你的评价获得。总之得跳出自己对自我的认知。

这一年,我有一些明显的工作缺失,该回避吗?

“自己的努力还不够,学习意识还需要提高。”这是在年终总结中经常看到的句子。这些总结往往过于列举了工作成绩,但对问题及造成问题的原因却只有一些无关痛痒的表述。一些员工会认为HR或者上级看到自己的问题和不足会抓住不放,而其实工作中的问题和自己的不足往往都是HR和管理者在意的内容。

正确看待自己工作上的不足、发现问题,并通过具体工作方式及做法去呈现解决问题的方法,让领导了解你正在努力尝试处理好问题,而不是一笔带过。

另外,当你发现造成一些问题的原因并不完全来自于个人时,也可以在年终总结中提出来。

这一年,我表现平平,该怎么写?

通常在生产和后台支持型职能岗位会出现工作1年之后,发现没有可量化数据及成果的尴尬,于是在年终总结上呈现的内容也就变得平淡空泛。这多少是出于岗位内容标准化或服务支持性更强的原因。

这些员工在进行年度终结时,重要的还是进行职位的清晰定位,弄清楚自己的工作本质是做哪些事情,这些事情实际上就是你的工作指标,虽然难以量化,但是把自己的职能通过不同的小点列出来,再评判自己是否履行好。没有出现失误,本身就是不错的成绩。

而来自其他被支持和服务部门同事的满意度及反馈,也是可以作为衡量自己工作成效的一个维度。

 -END- 

一些公司通常会在之后进行一对一的面谈,即便你的公司没有进行这种交流安排,但你所写的内容也会成为管理者和HR来年调整管理方向的参考。比如对自己缺失能力方面的阐述,会被HR作为下一年是否有必要提高这块的培训内容的参考。如果希望获得团队或管理者在某一方面的资源支持,也可以在年终总结中体现——可以说,年终总结既是对自己1年工作的梳理,也是对公司管理的意见反馈。

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